Prolog

Pada era teknologi seperti sekarang ini, banyak perusahaan yang menjadikan teknologi informasi sebagai basis penting dalam mendukung aktivitas bisnis di perusahaan tersebut. Perubahan teknologi yang selalu berkembang membuat perahaan harus beradaptasi dengan perusahaan lain dalam memperoleh informasi. Saat ini banyak perusahaan yang mengandalkan IT untuk memperkuat keunggulan kompetensinya dalam menjalankan bisnis.

Outsourcing

Persoalan pengelolaan teknologi informasi (IT) adalah persoalan tidak ada habis-habisnya. Tiap saat ditemukan metode dan sistem yang lebih baru dalam menjalankannya. Metode ini dapat berupa penggunaan manajemen kinerja yang baik hingga penggunaan piranti keras yang mempeunyai kinerja lebih tinggi dibandingkan sebelumnya. Salah satu metode pengelolaan adalah outsourcing atau alih daya. Outsourcing adalah kegiatan memindahkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang dari outsourcing ini, konsep ini seringkali juga disamakan dengan konsep lain seperti sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak lain.

Keuntungan (advantage) jika perusahaan menggunakan strategi outsourcing adalah:

  1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
  2. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi
  3. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju lebih menghemat biaya.
  4. Mempersingkat waktu pengembangan
  5. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar
  6. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.
  7. Solusi untuk bisnis
  8. Penggunaan aset
  9. Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih
  10. Perbaikan waktu untuk pengembangan
  11. Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan
  12. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Kelemahan dari penggunaan strategi outsourcing oleh suatu perusahaan adalah:

  1. Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing
  2. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain
  3. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan
  4. Ketidakfleksibilitasan
  5. Kehilangan kendali
  6. Pengurangan keunggulan kompetitif
  7. Sistem paket
  8. Tujuan yang tidak terpenuhi
  9. Layanan yang kurang baik

Insourcing

In-sourcing adalah metode pengembangan Sistem Informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem Informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut. Keuntungan penggunaan insourcing adalah :

  1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Adapun kekurangan dari penerapan strategi Insourcing adalah  :

  1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

Kesimpulan

Outsourcing merupakan satu dari sedemikian banyak cara untuk mengelola sumber daya TI. Hal yang menjadi perhatian besar adalah mengenai perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan hingga tujuan strategis. Dan pelaksanaan dilapangan yang meliputi kepuasan pelanggan, pengelolaan karyawan dan penyesuaian tujuan serta sasaran.

Kunci utama dalam pelaksanaan outsourcing adalah mendapatkan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor.

Dalam implementasinya diperusahaan, perlu dilakukan banyak pengkajian bagaimana peran outsourcing kedepan yang sangat bergantung pada kondisi dan kesiapan perusahaan bukan hanya pada biaya yang dapat dihemat. Perusahaan perlu menyesuaikan dan melakukan lebih banyak konsolidasi internal sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing.

Link & Comments

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/comment-page-1/#comment-47

http://aryawiguna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/%E2%80%9Coutsourcing%E2%80%9D-dalam-pengembangan-dan-penerapan-system-informasi-di-organisasi/#comment-6

http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/#comment

http://hesthi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/metode-outsourcing-pada-sistem-pelayanan-informasi-dan-perizinan-investasi-secara-elektronik-spipise/#comment-4

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/tohirin/

http://nandosugawa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/it-outsourcing-di-mata-perusahaan/

http://zulfadhli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing/#comment-8

http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-kelebihan-dan-kelemahan-dalam-pengembangan-sistem-informasi-manajemen/#comment-6

http://tubagus-qoari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-dalam-sistem-informasi-manajemen/#comment-3

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-107

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/#comment-210608

http://tapmiblogs.wordpress.com/2010/03/22/generation-next-for-it-outsourcing/#comment-672

http://blog.goyello.com/2009/12/23/major-it-outsourcing-trends-2010/

http://blog.goyello.com/2009/10/22/poland-among-top-10-outsourcing-nations/

http://blog.goyello.com/2009/05/06/successful-outsourcing-needs-clients-trust/

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1626

http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-66827

http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5255

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-79
 

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi system informasi yang berbasiskan ERP Jelaskan!

ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Bisnis memiliki lingkup aplikasi yang luas dan proses di seluruh unit fungsional mereka; sehinnga untuk membuat software ERP biasanya cukup rumit dan biasanya memberlakukan perubahan yang signifikan terhadap praktek kerja staf. Pengguna software ERP biasanya terlalu sibuk untuk mengikuti pelatihan, sehingga diharapkan dan sangat disarankan untuk mempekerjakan konsultan luar yang secara profesional terlatih untuk menerapkan sistem ini. Cara ini biasanya merupakan cara yang paling efektif biaya. Lama waktu untuk menerapkan sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, jumlah modul, tingkat kustomisasi, ruang lingkup perubahan dan kesediaan pelanggan untuk mengambil kepemilikan untuk proyek.

migrasi data adalah salah satu kegiatan yang paling penting dalam menentukan keberhasilan sebuah implementasi ERP. Karena banyak keputusan harus dibuat sebelum migrasi, sejumlah besar perencanaan harus terjadi. Sayangnya, data migrasi adalah aktivitas terakhir sebelum tahap produksi sebuah implementasi ERP, dan karena itu sering mendapat perhatian minim karena kendala waktu. Berikut ini adalah langkah-langkah dari strategi migrasi data yang dapat membantu keberhasilan sebuah implementasi ERP:

  1. Mengidentifikasi data yang akan dimigrasikan.
  2. Menentukan waktu migrasi data.
  3. Membuat data template.
  4. Menghentikan aktivitas alat untuk migrasi data
  5. Memutuskan proses setting migrasi
  6. Mengarsipkan data

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan

Proses pengembangan software merupakan sekumpulan aktifitas, metode-metode dan praktek-praktek yang digunakan dalam produksi dan evolusi dari software Pengembangan software dilakukan untuk memenuhi kebutuhan user, peningkatan performansi software, mempercepat proses kerja dan memperbaiki kesalahan (bug) dari software lama. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan kegiatan menyusun sistem yang baru dan menggantikan yang lama atau suatu usaha memperbaiki sistem yang lama. Ada 3 hal yang mendasari pengembangan sistem informasi yaitu munculnya masalah pada sistem lama berupa sistem yang lama tidak dapat beroperasi karena adanya gangguan dan juga kebutuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem baru. Selain itu juga untuk memperoleh kesempatan yaitu teknologi informasi yang dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan manajemen.

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal terhadap organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan sistem informasi, dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Kesalahan tersebut dapat terjadi karena beberapa hal sebagai berikut

  • Tidak adanya proses adaptasi dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru sehingga menimbulkan shock / kesulitan terhadap pengguna sistem informasi yang baru tersebut.
  • Sistem informasi  baru yang digunakan oleh organisasi sangat berbeda dengan sistem informasi lama baik dari operating sistem, software, hardware, jaringan on-line (on-line system), tampilan menu sistem informasi yang baru dan lain-lain sehingga banyak timbul masalah dalam pelaksanaan pengkonversian sistem informasi.
  • Ketidaksiapan dari analis IT organisasi dalam merancang sistem informasi yang diinginkan oleh pihak managemen sehingga sistem informasi baru yang dirancang tidak sesuai atau tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan sistem informasi  yang diharapkan oleh organisasi.
  • Adanya perbedaan data-data yang dihasilkan (output) setelah proses pengkonversian atau hilangnya data-data yang dikonversikan dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.
  • Adanya kesalahan dalam mendesain tool atau menu transaksi pada sistem informasi yang baru sehingga menimbulkan kesalahan dalam bertransaksi di organisasi atau perusahaan yang bertransaksi secara on-line.
  • Proses konversi sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru tidak dilakukan secara serempak di seluruh unit organisasi atau perusahaan yang mempunyai banyak cabang, sehingga ada beberapa cabang yang sudah menggunakan sistem informasi yang baru tetapi sebagian juga masih menggunakan sistem informasi yang lama.

Cara konversi system

Direct Cut Over (Immediate Cut Over)

Yaitu proses pengkonversian dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara langsung (tanpa proses transisi sistem) dengan langsung memisahkan fungsi sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru dengan asumsi bahwa sistem informasi yang baru akan digunakan ini memang benar-benar akan berjalan sesuai dengan fungsinya.

Phased In Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara bertahap(bertingkat),  disesuaikan dengan proses berapa banyak tahapan yang akan di lalui dalam proses konversi tersebut.

Pararel Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara pararel, sistem informasi yang lama masih digunakan dan sistem informasi yang baru juga sudah digunakan, tetapi fungsi sistem informasi yang lama secara perlahan mulai dikurangi hingga akhirnya sistem informasi yang baru digunakan secara menyeluruh dalam organisasi.

Pilot Project

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dengan menggunakan sebuah pilot project atau satu cabang yang menjadi model dari pengembangan sistem informasi yang baru, dilakukan pengamatan dan terus di evaluasi kekurangan yang ada hingga benar-benar bahwa sistem informasi itu sudah layak dan dapat diimplementasikan dalam organisasi.

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB