Prolog

Pada era teknologi seperti sekarang ini, banyak perusahaan yang menjadikan teknologi informasi sebagai basis penting dalam mendukung aktivitas bisnis di perusahaan tersebut. Perubahan teknologi yang selalu berkembang membuat perahaan harus beradaptasi dengan perusahaan lain dalam memperoleh informasi. Saat ini banyak perusahaan yang mengandalkan IT untuk memperkuat keunggulan kompetensinya dalam menjalankan bisnis.

Outsourcing

Persoalan pengelolaan teknologi informasi (IT) adalah persoalan tidak ada habis-habisnya. Tiap saat ditemukan metode dan sistem yang lebih baru dalam menjalankannya. Metode ini dapat berupa penggunaan manajemen kinerja yang baik hingga penggunaan piranti keras yang mempeunyai kinerja lebih tinggi dibandingkan sebelumnya. Salah satu metode pengelolaan adalah outsourcing atau alih daya. Outsourcing adalah kegiatan memindahkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang dari outsourcing ini, konsep ini seringkali juga disamakan dengan konsep lain seperti sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak lain.

Keuntungan (advantage) jika perusahaan menggunakan strategi outsourcing adalah:

  1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
  2. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi
  3. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju lebih menghemat biaya.
  4. Mempersingkat waktu pengembangan
  5. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar
  6. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.
  7. Solusi untuk bisnis
  8. Penggunaan aset
  9. Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih
  10. Perbaikan waktu untuk pengembangan
  11. Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan
  12. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Kelemahan dari penggunaan strategi outsourcing oleh suatu perusahaan adalah:

  1. Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing
  2. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain
  3. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan
  4. Ketidakfleksibilitasan
  5. Kehilangan kendali
  6. Pengurangan keunggulan kompetitif
  7. Sistem paket
  8. Tujuan yang tidak terpenuhi
  9. Layanan yang kurang baik

Insourcing

In-sourcing adalah metode pengembangan Sistem Informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem Informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut. Keuntungan penggunaan insourcing adalah :

  1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Adapun kekurangan dari penerapan strategi Insourcing adalah  :

  1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

Kesimpulan

Outsourcing merupakan satu dari sedemikian banyak cara untuk mengelola sumber daya TI. Hal yang menjadi perhatian besar adalah mengenai perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan hingga tujuan strategis. Dan pelaksanaan dilapangan yang meliputi kepuasan pelanggan, pengelolaan karyawan dan penyesuaian tujuan serta sasaran.

Kunci utama dalam pelaksanaan outsourcing adalah mendapatkan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor.

Dalam implementasinya diperusahaan, perlu dilakukan banyak pengkajian bagaimana peran outsourcing kedepan yang sangat bergantung pada kondisi dan kesiapan perusahaan bukan hanya pada biaya yang dapat dihemat. Perusahaan perlu menyesuaikan dan melakukan lebih banyak konsolidasi internal sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing.

Link & Comments

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/comment-page-1/#comment-47

http://aryawiguna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/%E2%80%9Coutsourcing%E2%80%9D-dalam-pengembangan-dan-penerapan-system-informasi-di-organisasi/#comment-6

http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/#comment

http://hesthi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/metode-outsourcing-pada-sistem-pelayanan-informasi-dan-perizinan-investasi-secara-elektronik-spipise/#comment-4

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/tohirin/

http://nandosugawa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/it-outsourcing-di-mata-perusahaan/

http://zulfadhli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing/#comment-8

http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-kelebihan-dan-kelemahan-dalam-pengembangan-sistem-informasi-manajemen/#comment-6

http://tubagus-qoari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-dalam-sistem-informasi-manajemen/#comment-3

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-107

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/#comment-210608

http://tapmiblogs.wordpress.com/2010/03/22/generation-next-for-it-outsourcing/#comment-672

http://blog.goyello.com/2009/12/23/major-it-outsourcing-trends-2010/

http://blog.goyello.com/2009/10/22/poland-among-top-10-outsourcing-nations/

http://blog.goyello.com/2009/05/06/successful-outsourcing-needs-clients-trust/

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1626

http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-66827

http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5255

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-79