Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal terhadap organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan sistem informasi, dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Kesalahan tersebut dapat terjadi karena beberapa hal sebagai berikut

  • Tidak adanya proses adaptasi dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru sehingga menimbulkan shock / kesulitan terhadap pengguna sistem informasi yang baru tersebut.
  • Sistem informasi¬† baru yang digunakan oleh organisasi sangat berbeda dengan sistem informasi lama baik dari operating sistem, software, hardware, jaringan on-line (on-line system), tampilan menu sistem informasi yang baru dan lain-lain sehingga banyak timbul masalah dalam pelaksanaan pengkonversian sistem informasi.
  • Ketidaksiapan dari analis IT organisasi dalam merancang sistem informasi yang diinginkan oleh pihak managemen sehingga sistem informasi baru yang dirancang tidak sesuai atau tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan sistem informasi¬† yang diharapkan oleh organisasi.
  • Adanya perbedaan data-data yang dihasilkan (output) setelah proses pengkonversian atau hilangnya data-data yang dikonversikan dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.
  • Adanya kesalahan dalam mendesain tool atau menu transaksi pada sistem informasi yang baru sehingga menimbulkan kesalahan dalam bertransaksi di organisasi atau perusahaan yang bertransaksi secara on-line.
  • Proses konversi sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru tidak dilakukan secara serempak di seluruh unit organisasi atau perusahaan yang mempunyai banyak cabang, sehingga ada beberapa cabang yang sudah menggunakan sistem informasi yang baru tetapi sebagian juga masih menggunakan sistem informasi yang lama.

Cara konversi system

Direct Cut Over (Immediate Cut Over)

Yaitu proses pengkonversian dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara langsung (tanpa proses transisi sistem) dengan langsung memisahkan fungsi sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru dengan asumsi bahwa sistem informasi yang baru akan digunakan ini memang benar-benar akan berjalan sesuai dengan fungsinya.

Phased In Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara bertahap(bertingkat),  disesuaikan dengan proses berapa banyak tahapan yang akan di lalui dalam proses konversi tersebut.

Pararel Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara pararel, sistem informasi yang lama masih digunakan dan sistem informasi yang baru juga sudah digunakan, tetapi fungsi sistem informasi yang lama secara perlahan mulai dikurangi hingga akhirnya sistem informasi yang baru digunakan secara menyeluruh dalam organisasi.

Pilot Project

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dengan menggunakan sebuah pilot project atau satu cabang yang menjadi model dari pengembangan sistem informasi yang baru, dilakukan pengamatan dan terus di evaluasi kekurangan yang ada hingga benar-benar bahwa sistem informasi itu sudah layak dan dapat diimplementasikan dalam organisasi.